Por Marketing Creación (Gabriela y Raúl) · Revisado el 18 de octubre de 2026
Si eres autónomo y trabajas para otras empresas o profesionales, en los próximos dos años vas a tener que cambiar tu forma de facturar. La factura electrónica obligatoria entre empresas ya tiene reglamento aprobado y calendario oficial, y conviene entenderla antes de que tu gestoría o tus clientes te pidan cambios con prisas.
En esta guía te explicamos, sin tecnicismos, qué es exactamente, cuándo te toca, qué no cambia y qué pasos dar para llegar tranquilo.
En resumen
- Afecta a las facturas entre empresas y profesionales (B2B). Las ventas a particulares no entran.
- Empresas que facturan más de 8 millones de euros: desde el 6 de octubre de 2027.
- Resto de empresas y autónomos: desde el 6 de octubre de 2028.
- Un PDF enviado por email no es una factura electrónica a estos efectos.
- Es una obligación distinta de VeriFactu, aunque las dos te piden un programa de facturación adaptado.
Qué es la factura electrónica obligatoria (y qué no es)
Una factura electrónica, en el sentido de esta norma, es una factura con formato estructurado: un fichero que un programa puede leer automáticamente, campo por campo (emisor, NIF, importes, IVA, vencimiento…). No basta con generar un PDF bonito y mandarlo por correo, porque un PDF es solo una imagen del documento.
La obligación nace de la Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, y se ha desarrollado con el Real Decreto 238/2026 y con la Orden HAC/1028/2026, publicada en el BOE el 5 de octubre de 2026, que es la que pone en marcha el calendario.
Diferencia entre un PDF y una factura electrónica estructurada
| Aspecto | PDF por email | Factura electrónica estructurada |
|---|---|---|
| Quién la lee | Una persona | Un programa, de forma automática |
| Formato | Documento visual | Fichero de datos (por ejemplo, UBL o Facturae) |
| Validez para la obligación B2B | No | Sí |
| Seguimiento del pago | No | Sí, se comunican estados como el pago o el rechazo |
Calendario: cuándo es obligatoria para ti
El calendario depende de tu volumen de facturación. Para la inmensa mayoría de autónomos la fecha clave es octubre de 2028.
| Tipo de contribuyente | Fecha de obligación |
|---|---|
| Empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros | 6 de octubre de 2027 |
| Resto de empresas, pymes y autónomos | 6 de octubre de 2028 |
| Comunicación del estado de las facturas para quienes facturan menos de 8 millones | 6 de octubre de 2029 |
Aunque tu obligación empiece en 2028, puede que antes te afecte de forma indirecta: si trabajas para una gran empresa, desde octubre de 2027 ella ya estará obligada y es probable que te pida recibir y enviar facturas en formato electrónico.
A quién afecta y quién queda fuera
Operaciones B2B frente a ventas a particulares (B2C)
La obligación se aplica cuando tu cliente es otra empresa o profesional establecido en España. Si vendes a consumidores finales (una peluquería, un fisioterapeuta que atiende a particulares, una tienda online para el público), esas facturas o tickets no tienen que ser electrónicos por esta norma.
Ejemplo: Laura, diseñadora freelance en Valencia, factura todos los meses a tres agencias. Desde octubre de 2028 sus facturas a esas agencias deberán ser electrónicas. En cambio, Pedro, fontanero que trabaja casi siempre para particulares y comunidades de vecinos, solo tendrá que emitir factura electrónica cuando su cliente sea una empresa o un administrador de fincas que actúe como profesional.
País Vasco y Navarra
Los territorios forales tienen sus propios sistemas de control de la facturación (TicketBAI en el País Vasco y el sistema de Navarra). Si tu domicilio fiscal está allí, consulta con tu gestoría cómo encajan ambas obligaciones.
Factura electrónica y VeriFactu: en qué se diferencian
Se confunden mucho porque llegan a la vez, pero son dos cosas distintas:
- VeriFactu regula cómo debe funcionar el programa con el que facturas, para que los registros no se puedan alterar. Afecta a todas tus facturas, también a las de particulares. Te lo explicamos en nuestra guía de VeriFactu para autónomos.
- La factura electrónica regula el formato y el envío de las facturas entre empresas, y el seguimiento de su pago.
La buena noticia es que un mismo programa de facturación adaptado puede cumplir las dos. Por eso tiene sentido elegirlo pensando en ambas obligaciones.
Cómo se envían: plataformas privadas y la solución pública de Hacienda
Podrás emitir y recibir facturas electrónicas de dos formas, o combinarlas:
- Con un programa o plataforma privada (los programas de facturación del mercado). En ese caso, el sistema debe enviar también una copia a la solución pública de la Agencia Tributaria.
- Con la solución pública de la AEAT, que además funciona como repositorio de las facturas electrónicas emitidas y recibidas.
El receptor de la factura tendrá que comunicar, cuando proceda, si la rechaza y la fecha en que la paga. El objetivo es combatir la morosidad: Hacienda sabrá cuánto tardan en pagarse las facturas entre empresas.
Cómo prepararte paso a paso
- Revisa cómo facturas hoy. Si usas Word, Excel o plantillas, tendrás que cambiar. Si ya usas un programa, pregunta a tu proveedor por su plan de adaptación a la factura electrónica y a VeriFactu.
- Clasifica a tus clientes. Separa los que son empresas o profesionales de los particulares. Así sabrás qué parte de tu facturación se ve afectada.
- Elige un programa compatible. Comprueba que genera formatos estructurados, que se conecta con la solución pública y que está preparado para VeriFactu. Puedes ver opciones en nuestra sección de facturación.
- Migra tus datos con calma. Clientes, productos o servicios y numeración de facturas. Hazlo en un cambio de trimestre para no mezclar sistemas.
- Coordina con tu gestoría. Si tu asesor lleva tu contabilidad, pregúntale qué programa prefiere: te ahorrarás exportaciones manuales.
Casos prácticos por perfil
Diseñadora freelance que factura a agencias
Todo su negocio es B2B, así que toda su facturación estará afectada en octubre de 2028. Lo más práctico es pasarse a un programa en la nube con plan para autónomos durante 2027, cuando aún no hay prisa.
Fontanero que trabaja para particulares y comunidades
La mayor parte de sus trabajos son para particulares. Aun así, necesitará un sistema adaptado a VeriFactu y podrá emitir factura electrónica a los clientes empresa desde el mismo programa.
Pequeña tienda con ventas online
Sus ventas a consumidores no requieren factura electrónica, pero sí las compras a proveedores: recibirá facturas electrónicas y tendrá que comunicar su pago cuando le toque.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir usando Excel o Word?
Para facturar a empresas desde octubre de 2028, no: necesitarás generar un fichero estructurado. Y con VeriFactu en el horizonte, mantener plantillas de Word o Excel será cada vez más difícil.
¿Tengo que enviar facturas electrónicas a particulares?
No por esta obligación. Solo afecta a operaciones entre empresas y profesionales.
¿Cuánto cuesta adaptarse?
Depende del programa. Hay planes para autónomos con cuotas mensuales reducidas y Hacienda ofrecerá una solución pública gratuita. Compara funciones antes de decidir, no solo el precio.
¿Hay sanciones?
El incumplimiento de las obligaciones de facturación puede sancionarse según la Ley General Tributaria. Con más de dos años por delante, lo sensato es adaptarse sin prisas.
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Fuentes oficiales
- Real Decreto 238/2026 (BOE)
- Orden HAC/1028/2026, BOE de 5 de octubre de 2026
- Sede electrónica de la Agencia Tributaria
Aviso: este contenido es informativo y está revisado a la fecha indicada. La normativa puede cambiar; para tu caso concreto, consulta con tu asesor fiscal o gestoría.
