Por Marketing Creación (Gabriela y Raúl) · Revisado el 18 de octubre de 2026
Hacer bien una factura es lo primero que tienes que dominar como autónomo. Una factura incompleta puede hacer que tu cliente no pueda deducirse el IVA, que te la devuelvan o que tengas problemas en una comprobación de Hacienda. La buena noticia: los datos obligatorios son siempre los mismos y, una vez los conoces, se hace en dos minutos.
En resumen
- Toda factura completa necesita número, fecha, datos fiscales de emisor y cliente, descripción, base imponible, IVA y total.
- Si facturas a empresas o profesionales y tu actividad es profesional, aplica retención de IRPF: 15 % general o 7 % en tus primeros años.
- La numeración debe ser correlativa y sin huecos.
- Debes conservar las facturas al menos 4 años a efectos fiscales.
Datos obligatorios de una factura completa
Los recoge el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). Esta es la lista que debe tener cualquier factura ordinaria:
- Número y, en su caso, serie. Correlativo dentro de cada serie.
- Fecha de expedición.
- Fecha de la operación, si es distinta de la de expedición.
- Tus datos: nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio.
- Datos del cliente: nombre o razón social, NIF y domicilio. Si es un particular, el NIF es obligatorio cuando lo pida o cuando la operación lo requiera.
- Descripción de los productos o servicios.
- Base imponible, con precio unitario sin IVA y descuentos si los hay.
- Tipo de IVA aplicado (21 %, 10 %, 4 % o el que corresponda).
- Cuota de IVA, en euros.
- Retención de IRPF, si procede.
- Total a pagar.
- Menciones especiales cuando correspondan: operación exenta (indicando el artículo), inversión del sujeto pasivo, régimen especial, etc.
Cómo calcular el IVA y la retención de IRPF
El orden siempre es el mismo: primero la base imponible, después el IVA sobre la base, después la retención sobre la base, y por último el total.
Total = base imponible + IVA − retención de IRPF
Cuándo aplicar retención
- Aplica retención si eres profesional (actividades del epígrafe de profesionales del IAE: diseñadores, consultores, abogados, programadores…) y tu cliente es una empresa o un autónomo.
- El tipo general es el 15 %. Puedes aplicar el 7 % en el año de inicio de actividad y en los dos siguientes, siempre que no hayas ejercido una actividad profesional en el año anterior.
- No se aplica retención a particulares ni, con carácter general, a actividades empresariales en estimación directa (comercio, hostelería, oficios…).
Ejemplo resuelto
Laura es diseñadora gráfica, lleva un año como autónoma y factura a una agencia el diseño de una identidad corporativa por 1.200 euros.
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Diseño de identidad corporativa (base imponible) | 1.200,00 € |
| IVA 21 % | + 252,00 € |
| Retención IRPF 7 % (nuevo autónomo) | − 84,00 € |
| Total a cobrar | 1.368,00 € |
Laura cobra 1.368 euros. Los 252 euros de IVA los ingresará en su modelo 303 y los 84 euros de retención los ingresa la agencia en Hacienda a cuenta de la renta de Laura.
Numeración y series
La numeración debe ser correlativa y sin saltos. Puedes usar series distintas (por ejemplo, 2027-A para servicios y 2027-R para rectificativas), pero dentro de cada serie no puede faltar ningún número. Si anulas una factura, no la borres: emite una factura rectificativa.
Un formato muy usado es año más número: 2027-001, 2027-002… Es sencillo y evita errores al cambiar de ejercicio.
Factura completa o factura simplificada
| Factura completa | Factura simplificada | |
|---|---|---|
| Cuándo | Siempre que el cliente sea empresa o profesional, o lo pida | Ventas a particulares de hasta 400 € (IVA incluido) o hasta 3.000 € en algunos sectores como comercio minorista u hostelería |
| Datos del cliente | Obligatorios | No obligatorios |
| Deducción de IVA para el cliente | Sí | Solo en casos concretos |
Cuándo y cómo enviarla
Debes expedir la factura en el momento de la operación. Si el cliente es empresario o profesional, puedes hacerlo hasta el día 16 del mes siguiente a la operación. Hoy puedes enviarla en PDF por email si el cliente lo acepta, pero ten en cuenta dos cambios que llegan:
- VeriFactu: tendrás que facturar con un programa adaptado. Lo explicamos en VeriFactu para autónomos.
- Factura electrónica obligatoria B2B: desde octubre de 2028 para la mayoría de autónomos. Te lo contamos en esta guía.
Cuánto tiempo guardar las facturas
Al menos 4 años a efectos fiscales, que es el plazo de prescripción, y 6 años según el Código de Comercio para la documentación mercantil. Guárdalas en digital, ordenadas por trimestre, y con copia de seguridad.
Errores habituales que debes evitar
- Saltarse números o reutilizar uno ya emitido.
- Olvidar el NIF o la dirección del cliente.
- Aplicar retención a un particular.
- Poner el 7 % de retención cuando ya han pasado tus tres primeros años.
- Escribir solo «servicios prestados» como descripción: sé concreto.
- Borrar una factura emitida en lugar de rectificarla.
Preguntas frecuentes
¿Puedo hacer facturas sin estar dado de alta como autónomo?
Para facturar de forma habitual necesitas estar dado de alta en Hacienda (modelo 036 o 037) y, en general, en la Seguridad Social. Consulta tu caso si tu actividad es puntual.
¿Qué pasa si me equivoco en una factura?
Emite una factura rectificativa que haga referencia a la original y corrija el error. No modifiques ni elimines la factura ya enviada.
¿Necesito un programa de facturación?
Hoy no es obligatorio, pero con VeriFactu y la factura electrónica en camino es lo más práctico. Un buen programa calcula IVA y retenciones y numera automáticamente.
Sigue leyendo
- Factura electrónica obligatoria para autónomos: calendario y guía 2026–2028 (guía principal)
- VeriFactu para autónomos: qué es, fechas y qué programa necesitas
- Factura rectificativa: cuándo hacerla y cómo, paso a paso (con ejemplo)
- Calendario fiscal del autónomo 2027: modelos y plazos mes a mes
- Factura simplificada (ticket): requisitos, límites y cuándo puedes usarla
Fuentes oficiales
- Real Decreto 1619/2012, Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación
- Agencia Tributaria: obligaciones de facturación
Aviso: contenido informativo revisado a la fecha indicada. Para tu caso concreto, consulta con tu asesor fiscal o gestoría.
